Doby, kdy se faktury vystavovali v excelu, už jsou naštěstí dávno pryč. Aktuálně můžete najít na trhu spoustu různých fakturačních systémů, které umí dokonce mnohem víc, než jenom vystavování faktur. A abyste se mohli lépe rozhodnout, jaký systém z těch všech nakonec vybrat, sepsali jsme pro vás sedm bodů, které vám v rozhodování pomohou.
Funkce a potřeby
Vystavování faktur je pro fakturační program samozřejmostí. Dobrý fakturační program umí ale mnohem více a pak už je jenom na vás, jaké další funkce preferujete a chcete využít. Definování funkcí, které od fakturačního programu požadujete, je velmi důležité a určitě by to měl být jeden z prvních bodů pro srovnání. Pro představu kromě vystavování faktur vám může fakturační program pomoci také se sledováním plateb, přehledem neuhrazených pohledávek, seznamem kontaktů, správou skladu, generováním finančních reportů nebo třeba s přehledem nákladů. Některé dokonce mají i svou mobilní aplikaci a je možné je integrovat i na jiné systémy.
Uživatelské rozhraní
To, jak se v programu orientujete a jak moc je intuitivní je do jisté míry subjektivní záležitostí. Určitě si zkuste nejdřív vystavit pár faktur v demo verzi nebo trial verzi, abyste si program takzvaně aspoň trochu osahali a dovedli si udělat jasnou představu, zda je pro vás tím nejvhodnějším. Je dobré, pokud vás program navádí v jednotlivých krocích a základní funkcionality nemusíte složitě hledat.
Integrace
Zkontrolujte, zda fakturační program umožňuje integraci s dalšími nástroji, které používáte, například účetním softwarem, platebními bránami, e-shopovými platformami nebo CRM systémy. V dnešní době je totiž automatizace obrovsky důležitá, a pokud byste po nasazení takového softwaru zjistili, že není možné ho propojit s jiným nástrojem, stálo by vás to nejspíš spoustu času a peněz.
Bezpečnost
Ujistěte se, že fakturační program poskytuje adekvátní bezpečnostní opatření pro ochranu vašich dat a údajů. Zároveň také zkontrolujte, zda nabízí automatické zálohování a jaká jsou opatření proti ztrátě dat. Bezpečnost dat totiž musí být vždy na prvním místě.
Podpora
Zajímejte se o dostupnost a kvalitu podpory poskytovaného poskytovatelem fakturačního programu. Podpora by měla být snadno dostupná v případě potřeby technické pomoci nebo řešení problémů, není totiž nic horšího, než když potřebujete nutně vystavit fakturu a na podpoře vám neberou telefon, nebo vám přijde automatická odpověď, že se vašemu dotazu budou věnovat v následujících čtrnácti dnech. Pokud je program složitější na ovládání a zároveň má i vícero různých funkcionalit, zjistěte si, zda jsou k dispozici školení a materiály pro seznámení s programem, případně zda existuje komunita na sociálních sítích, která si vzájemně pomáhá s různými dotazy.
Cena
Cenová škála může být velmi široká. Od softwarů, které jsou zdarma, až po softwary, které mohou naopak stát klidně i tisíce měsíčně. Pokud nejste začínající podnikatel, který vystavuje nižší jednotky faktur měsíčně pro stejné zákazníky, tak zvažte spíše placené verze aplikací. Tarif pak volte dle funkcí, které se rozhodnete používat a které vám zároveň přinesou odpovídající hodnotu. Pro menšího podnikatele by software měl stát přibližně nižší stovky korun měsíčně.
Recenze a doporučení
Přečtěte si recenze a doporučení ostatních uživatelů fakturačních programů. To vám může poskytnout užitečné informace o jejich zkušenostech a spokojenosti s daným programem. Zeptejte se svých kamarádů nebo známých, zda některý z fakturačních programů používají a jaké mají zkušenosti oni.
A jaká je rada na závěr? Zkuste si rozhodně proklikat vícero fakturačních systému, abyste mohli srovnat jejich plusy a mínusy, a základě toho se teprve rozhodněte, který ze systémů nakonec vyberete.
Autor: Eliška Tatarková
