Všechny podnikatele to jednou potká. Ať jste malý podnikatel nebo větší firma, bez účetnictví se neobejdete. Snad jenom v začátcích podnikání, kdy si někteří šikovní podnikatelé dovedou zpracovat přiznání k dani z příjmů sami, se hledání účetní dá vyhnout. Tak či tak, s rostoucí firmou už se tomu dlouho vyhýbat nedá. Vedení účetnictví se pojí s časovou a znalostní náročností, kterou v určitou dobu bude chtít delegovat na někoho jiného každý podnikatel.
Možná může účetnictví vypadat jako homogenní služba, kdy se může zdát, že jediný rozdíl bude snad jen v ceně, ale nenechte se mýlit. Nesprávná volba účetní firmy vás může stát dost nervů a nepříjemností. A jaké ty rozdíly vůbec jsou a podle čeho se ve výběru účetní řídit?
1) Samostatná účetní vs. účetní firma
První podstatný rozdíl je, zda se vrhnete do péče samostatné účetní nebo účetní firmě. Samostatná účetní bude pravděpodobně o něco levnější, už jenom z toho důvodu, že nemá zaměstnance a velmi pravděpodobně pracuje z domu, díky čemu má nižší náklady. Naproti tomu nemá za sebe žádný zástup, takže pokud například onemocní nebo pojede na delší dovolenou, pravděpodobně budete muset s urgentním požadavkem vydržet. Účetní firma bude mít více účetních, které by měly být schopny se v těchto případech zastoupit. Zároveň si zaměstnanci můžou mezi sebou radit a konzultovat složitější situace. Oproti samostatné účetní ale budou mít větší náklady, které se projeví v ceně za danou službu.
2) Online nebo fyzická kancelář
Tady vyloženě záleží už jenom na vašich preferencích. Rádi se se svou účetní potkáte v kanceláři a proberete účetnictví osobně? Pak určitě hledejte takovou, kterou budete mít ve svém blízkém okolí. Pokud vám o osobní kontakt zase tolik nejde a účetnictví vnímáte jako nezbytnou věc, kterou chcete mít v pořádku a včas, tak zvolte online účetní kancelář. Dnes už nějakou formu online účetnictví nabízí většina účetních, stačí se domluvit jenom na způsobu předání dokladů. Díky online formě budete mít na výběr větší množství účetních a nebudete se muset vázat jenom na ty ve svém okolí, navíc doklady můžete poslat odkudkoliv, třeba i z jiného světadílu😊.
3) Komunikace
Komunikace mezi vámi a vaší účetní je alfou a omegou. Ať už řešíte nějakou naléhavou záležitost nebo máte prostě jenom obecný dotaz, určitě na jeho odpověď nechcete čekat dlouhé týdny. Mnoho účetních má spoustu jiných klientů a někdy prostě nestíhají odepsat a třeba ani nezvedají telefony. Pomalá nebo nedostatečná komunikace může způsobit určitě řadu nepříjemností, a proto je lepší se takovéto spolupráci vyhnout. Proto si způsob komunikace nastavte hned na začátku spolupráce ke spokojenosti obou stran.
4) Vzdělávání a sledování trendů
Asi jste si stačili všimnout, že v naší louži se mění zákony tak rychle, že ty změny občas ani nestíháme zaregistrovat. Proto byste si měli najít takového profesionála, který veškeré změny sleduje a dá vám včas vědět, když se nějaké týkají i vás. Zároveň by se měl neustále vzdělávat ve svém oboru.
U sledování trendů ve financích, účetnictví a podnikání už je to zase trochu specifická záležitost. Pokud podnikáte v nějakém tradičním oboru, například ve stavebnictví, zřejmě to to pro vás nebude tak důležité, protože nějaké převratné změny se tak často nedějí. Na druhou stranu, když se pohybujete třeba v IT službách či online podnikání, může to být pro vás stěžejní a zřejmě budete chtít, aby vaše účetní měla alespoň základní přehled o tom, co se děje. Možná byste uvítali kdyby měla přehled o kryptoměnách, o tom co je to Revolut nebo jak automatizovat účetní procesy.
5) Ručení za služby
Mám pro vás jednu zásadní informaci, za své podnikání vždy primárně ručíte vy sami. A to i za špatně vyhotovené účetnictví, které jste dali někomu na starost. Lepší je tedy soustředit se na kvalitní výběr účetní firmy než na výši ručení. Nicméně nakonec chybu může udělat každý a ručení může pokrýt alespoň nějakou škodu. U ručení za služby existuje jeden velmi podstatný rozdíl, a to je ručení za účetnictví a za špatně odvedenou daň. Většina účetních běžně zpracovává i daňová přiznání, která vyplývají právě ze zpracovaného účetnictví, nicméně na chybné zpracování daní se nemůžou pojistit, a proto vám za ně zřejmě nebudou ani ručit. Pojistit se mohou pouze proti chybě v účetnictví. Něco jiného jsou daňoví poradci, kteří se na zpracování daní specializují a proti chybě ve zpracování daní jsou dobře pojištění. Určitě je vhodnější zaplatit si daňového poradce u složitějších daňových otázek a u běžných operací vyúžít služeb účetní.
6) Bezpečnost dat a používané aplikace
V dnešní době je drtivá většina dat v nějaké online podobě. Ať už jde o předávání dokladů nebo jejich archivaci, nikdy nepodceňujte možnost jejich zneužití. Správná účetní firma na bezpečnost dat dbá, provádí pravidelně zálohy, používá aplikace, které jsou bezpečné a neposílá mailem citlivé informace.
7) Cena
Mezi cenou za účetní služby mohou být relativně velké rozdíly. Pokud jste článek dočetli až sem, nejspíš jste pochopili, že cena by neměla být hlavní rozhodující položkou. Velmi záleží na tom, jaké náklady daná účetní firma nese, zda má zaměstnance, zda dbá na jejich vzdělání a platí jim pravidelná školení, jaké a kde má kanceláře, jakým způsobem dbá na bezpečnost dat, atp.. Samozřejmě výše ceny nemusí přímo úměrně odpovídat kvalitě poskytované služby. Určitě bych doporučila zajímat se o to, jak kvalitní služby za danou cenu dostanete a zda jsou cenové podmínky transparentní.
Shrnutí
Jak vidíte, vybrat tu správnou účetní firmu nemusí být zrovna jednoduché. Začněte nejdřív stanovením svých preferencí a pak začněte hledat tu správnou účetní kancelář, která bude splňovat vaše požadavky. Klidně dejte i na své sympatie, protože účetní bude váš dlouhodobý parťák pro podnikání a ne strašák, proto příjemný a lidský přístup je vždy velké plus.
Autor: Eliška Tatarková
