Účetnictví eshopů má velmi podobné rysy a tím je velký objem zpracovávaných dat. Pokud jste nedávno s provozováním eshopu teprve začali, případně provozujete jenom menší eshop, tak to pro vás nejspíš zatím není až takovým problémem, nicméně s růstem prodejů zřejmě budete muset tuto problematiku začít řešit. Díky automatizaci procesů totiž můžete ušetřit velké množství času a peněz.
U automatizace účetnictví záleží mimo jiné na tom, zda již máte svou vlastní účetní a účetní program, nebo vedení účetnictví řešíte u externí firmy. Ve chvíli kdy účetnictví řešíte externě, tak jde především o efektivní předávání dat účetní a do jisté míry je to na ní, jakým způsobem si pak data zpracovává dál, protože pro vás je důležitý především výstup. Ve chvíli, kdy si všechno řešíte u sebe, tak je možné navázat na automatizaci účetnictví i jiné firemní procesy. Pojďme se spolu teď podívat na to, co je možné nejlépe automatizovat.
Začněte u vydaných faktur
Naprosto zásadní u eshopu je automatizace vystavování faktur, těch má bezesporu snad každý eshop nejvíc. Představte si, že byste stovky nebo tisíce faktur vystavovali ručně a posílali zákazníkům mailem, to byste pravděpodobně nestíhlali dělat už nic jiného. Naštěstí vystavování faktur lze velmi jednoduše zautomatizovat. Nejčastěji takové řešení najdete už přímo u platformy pro provozování eshopu. Pokud něco takového chcete totiž zautomatizovat, musíte mít provázané stavy skladu, objednávky, platby a právě vystavené faktury. Systém totiž musí rozpoznat, že má k prodeji určité množství kusů, a v případě kdy si zákazník nějaké zboží objedná, vystaví mu automaticky objednávku, k ní následně přiřadí danou platbu a na základě ní vystaví fakturu a o každém důležitém kroku informuje zákazníka emailem. Samozřejmě celé flow je možné navázat až k expedici zboží, případně i po nějaký následný customer service. Nejideálnější je vybrat si už na začátku dobrou platformu pro provoz eshopu, která takovou automatizaci má už ve svých vlastnostech. Existuje samozřejmě celá řada fakturačních nástrojů, které dovedou automatizovaně vystavit fakturu, hůře ale budete hledat takový, který vám dovede sledovat celé flow prodeje zboží od naskladnění, přes objednávku, platbu a jeho expedici.
Ve chvíli, kdy máte vystavování faktur vyřešeno, nastává další krok, a tím je import dat z vystavených faktur do účetního programu. V této fázi velmi závisí i na výběru účetního programu. Jde totiž o to, jakým způsobem je možné data z eshopu do účetního programu dostat. Bohužel české účetní softwary jsou technicky často velmi zastaralé a až na výjimky neumí API. Způsobem jak převádět data jsou pak exporty a importy xml souborů, což je v podstatě strukturovaná podoba dat. V tomto případě je vhodné si ověřit, zda vámi zvolená platforma pro provoz eshopu umí exportovat takovýto typ souboru do vámi zvoleného účetního programu. Tento způsob přenosu dat je zcela běžný, proto ho již většina platforem pro ty nejběžnější účetní softwary má již předchystaný. Nicméně počítejte s tím, že ani automatizovaný přenos dat z jednoho systému do druhého se neobejde bez jejich kontroly účetní, například u různých režimů DPH neumí systém zpracovat sám daný požadavek a účetní musí provést další úkony, tak či tak ale dojde ke značné úspoře času. Při výběru účetního softwaru může být možnost přenášení dat významným faktorem, ověřte si ale, zda technicky vyspělému softwaru pro změnu nechybí nějaká jiná významná funkcionalita v souvislosti s vytvářením účetních nebo daňových výstupů, a rozhodujte se dle všech svých potřeb, je totiž zcela běžné, že každý software má své výhody i nevýhody.
Faktury přijaté
U přijatých faktur je situace dost rozdílná, naštěstí jich u eshopů nebývá běžně takové množství, jako právě těch vydaných, každopádně jejich automatizace bývá zpravidla mnohem obtížnější. Především je důležité si zanalyzovat, jakým způsobem a v jaké podobě přijaté faktury ve svém eshopu běžně dostáváte, nejčastějším způsobem nejspíš bude buď fyzicky v krabici se zbožím, nebo emailem od svého dodavatele. Doklady ve fyzické podobě je pak potřeba dostat do té elektronické, buď je jednoduše můžete naskenovat a převést například do pdf, nebo můžete požádat svého dodavatele, aby vám je rovnou v digitální podobě posílal.
Ve chvíli, kdy máte všechny doklady v elektronické podobě, otvírají se vám možnosti nějaké efektivnější práce s nimi. Bezpochyby záleží na tom, jaké míry automatizace chcete dosáhnout a jaký na to máte rozpočet, protože bohužel sofistikovanější nástroje pro document management něco stojí. Nejdříve si definujme samotné flow dokumentů, což vždy bude příjem dokladu, kontrola jeho správnosti, platba, zaúčtování a nakonec jeho archivace. Každý z těchto úkonů lze do určité míry zautomatizovat a zbavit se tak zbytečného manuálního zadávání.
Jistě nejefektivnějším způsobem je pořídit si software pro document management. Nad tímto ale více uvažujte ve chvíli, kdy zpracováváte větší objem přijatých dokladů, protože to obvykle platí také za tu nejdražší variantu. Tyto systémy nicméně umí samy přijmout fakturu z dedikovaného emailu (např. faktury@eshop.cz), zařadit ji do systému a poslat ji na schválení zodpovědné osobě, následně pak přijde k platbě účetní, která ji následně zaúčtuje a doklad se nakonec archivuje. Tyto systémy především zvládají extrahovat data z přijaté faktury (např. v pdf) a tyto data se pak následně načtou do účetního softwaru, tím odpadá nutnost přepisování dat účetní. Stále ale musí dojít ke kontrole všech dat, protože i tyto systémy mívají svou chybovost, navíc stejně jako u vydaných faktur bude nutná manuální úprava z pohledu různých daňových režimů. Cenový rozptyl při pořízení systému pro document management může být také obrovský, jsou tu totiž firmy, které vám dovedou upravit svůj systém na míru vašich potřeb a na druhou stranu, jsou tu i levnější varianty v podobě SaaS. Záleží také na tom, zda si software přímo koupíte, nebo si jej pouze „pronajmete“. Cena se pak může pohybovat od jednotek nižších tisíc korun měsíčně za pronájem až po vyšší stovky tisíc korun za upravený software na míru. Obvykle se platí také nějaká fixní cena a dále poplatky za zpracování každého jednotlivého dokladu zvlášť, ta se dá odhadnout zhruba na 5Kč za kus a liší se třeba v závislosti na objemu zpracovávaných dokladů.
A jak naproti tomu může vypadat low-cost řešení? Možností by mohlo být najít si bezpečné cloudové úložiště, ve kterém si můžete vytvořit stejné složky jako byste měli v běžném fyzickém šanonu a do něj pak zpracované doklady ukládat. Stejným způsobem se dá přistoupit i k předávání dokladů externí účetní. Samozřejmě zde nějakou úsporu času nehledejte, nicméně i zde může dojít přece jenom k nějaké úspoře peněz, a to z toho důvodu, že už nebudete muset doklady tisknout a navíc je budete mít kdykoliv a kdekoliv k dispozici.
Bankovní výpisy a platby (GoPay)
S výběrem banky je to asi stejné jako s výběrem účetního softwaru, jsou banky, které jsou tady dlouho, jsou stabilní a mají velmi dobře prošlapanou cestu s klasickými bankovními službami a naproti tomu jsou tu banky, které tu existují kratší dobu, ale jsou mnohem více progresivnější co se týče technologií. Snad každá banka ale dnes umí export bankovních výpisů do pdf a nějakého datového souboru jako například ABO, GPC, atp.. Tyto exporty je možné provádět na denní, týdenní či měsíční bázi a je možné je načíst snad do každého účetního softwaru, což ušetří spoustu práce s párováním plateb. Nejspíš ale budete potřebovat párovat platby i na úrovni samotného eshopu, abyste věděli, kterou objednávku můžete odeslat, v tomto případě by měly také stačit datové exporty z banky, nicméně některé služby umožňují i takzvané automatické párování plateb, což znamená, že nemusíte ručně provádět export a import z banky, ale platby se spárují automaticky po nastavení této služby. Každopádně i tady doporučuji ověřit si dostupnost služby u vaší banky a u platformy provozující váš eshop.
Kromě klasických bankovních institucí pravděpodobně budete umožňovat i přijímání plateb kartou. Zde zase záleží jakou zprostředkovatelskou společnost zvolíte, ale spoustu z nich umí vytvořit stejný exportní soubor jako banky, například právě zmiňovaný gpc soubor, který můžete úplně stejným způsobem importovat do svého účetního softwaru.
Účtenky za drobné platby
Dá se předpokládat, že u běžného eshopu nejsou účtenky až takovým problémem, pravděpodobně jich nebudete mít až tak moc a zavádět kvůli nim nějakou zvláštní automatizaci asi nedává moc velký smysl. Nicméně součástí některých document management systémů bývají i aplikace pro správu účtenek, případně bývají součástí aplikací pro zpracování cestovních příkazů. Pokud byste hledali nějakou low-cost alternativu, tak je možné je vyfotit přes telefon a ukládat si je někam na cloud, případně použít nějakou aplikaci na telefon zdarma.
Cestovní příkazy
S počtem pracovních cest to u eshopu bude asi velmi podobné jako s počtem drobných účtenek. Tak či tak bych chtěla zmínit, že dnes existují uživatelsky příjemné aplikace (webové i mobilní), díky kterým nemusí být vytváření cestovních příkazů takový problém. Zároveň je možné přes ně i celkem dobře uplatňovat výdaje na pracovní cestě. Každopádně to zase dává smysl ve chvíli, kdy nějaký váš zaměstnanec jezdí na pracovní cesty pravidelně a vyplatí se takovou službu platit, protože většinou jsou tyto služby placené na měsíční bázi.
Shrnutí
Jak je vidět, tak dnes je možné velkou část úkonů v souvislosti s účetnictvím alespoň do nějaké míry automatizovat, záleží pouze na tom, co vás trápí nejvíce a jaký budget pro jejich realizaci máte. Bohužel se to zatím neobejde bez lidské kontroly, ale přesto je možné ušetřit velké množství času. Stále častěji se objevují nové technologie a nové služby, které sebou přinášejí další a další automatizaci, tak nezapomínejte hlídat nové trendy, ať vám nic neunikne😊.
Autor: Eliška Tatarková
