Začínáte podnikat a nejste si jistí, jak si udělat pořádek v účetnictví? Máte pocit, že ve vašem účetnictví vládne zmatek? Doklady hledáte na poslední chvíli, nebo až ve chvíli, kdy Vás účetní upomíná s chybějícími doklady, a vy nevíte, co jste kupovali a kde najednou doklad hledat? Nebo nevíte, co přesně si můžete dát do nákladů a děsíte se chvíle, kdy přijde kontrola z finančního úřadu? Nejste sami. Mnoho podnikatelů začíná řešit účetnictví až ve chvíli, kdy už hoří termín.
Přestaňte už konečně hasit každý měsíc požáry a pojďte si s námi z účetního chaosu udělat systém. Začít můžete hned – s našimi tipy nebo rovnou s pomocí profíků.
1. Roztřiďte si doklady
Toto je úplný základ. Bez toho v dokladech nebudete mít nikdy přehled.
Rozdělte si doklady ideálně podle kategorií:
- Příjmy / výnosy (faktury vydané, vydané zálohové faktury, příjmy v hotovosti)
- Výdaje / náklady (faktury přijaté, účtenky za platby kartou, účtenky za hotové)
- Bankovní výpisy – stahujte výpisy vždy po celých měsících, tj. od prvního do posledního dne v měsíci. Výpis ukládejte vždy v pdf a v datovém souboru. Datový soubor pomůže účetní zpracovat pohyby automatizovaně, na konkrétním formátu se domluvte s ní, typicky se jedná o gpc nebo abo.
- Ostatní (smlouvy, leasingy, zálohy, daňová přiznání)
Tip: Používejte jednoduché pojmenování složek – měsíc + typ dokladu (např. 2025-03_faktury vydané, 2025-03_faktury přijaté).
2. Digitalizujte, co jde
Papíry se ztrácí, mačkají a obtížně hledají. Přitom většinu faktur dnes dostanete e-mailem.
Začněte si je ukládat do složek elektronicky, používejte sdílený disk nebo cloud. Pokud máte větší objem dokladů, nebo vyžadujete schvalovací proces, můžete zvolit nějaký systém pro správu dokumentů, některé z nich dokonce umí pracovat s datovými formáty dokladů, případně umí z nich vyčítat data a následně se dají napojit na účetní software.
A co papírové doklady? Vyfoťte je hned mobilem. Třeba do aplikace, na kterou jste zvyklí. V naší aplikaci Nextcloud to lze taky, dalším tipem je například Adobe Scan AI PDF Scanner – aplikace do mobilního telefonu.
Tip: My v Marwin.accountants používáme Nextcloud. K němu vám nasdílíme přístup a předávání dokladů funguje bez překážek.
3. Mějte přehled o tom, co patří do firmy a co ne
Stává se to poměrně často: podnikatel si myslí, že si může „odečíst“ všechno. Ale některé výdaje nejsou daňově uznatelné, nebo je nutné je kráceně uplatnit (např. auto, reprezentace, soukromé náklady). Pokud si nejste jistí, nebojte se zeptat účetní.
➡️ Pravidelná konzultace s účetní vám ušetří nejen čas, ale hlavně peníze při kontrolách.
4. Používejte fakturační systém
Pro vystavování faktur svým odběratelům používejte fakturační systém. Tím získáte absolutní přehled o vystavených fakturách a zjednodušíte si tím práci. Fakturační systém odbourá také naprostou většinu chyb, které můžete u vystavování faktury udělat. Když si nejste jistí například daňovým režimem, pošlete fakturu na kontrolu své účetní.
Fakturační systém vybírejte podle toho, jak Vám technicky a uživatelsky sedí. Zároveň si vždy ověřte, zda umí i export dat do účetního systému. Práce s daty šetří totiž hodně účetní práce. Většinou lze do systému přidělit i přístup přímo účetní, která si už data sama stáhne, čímž Vám odpadne další starost.
Tip: pro nové uživatele iDokladu a zároveň našim novým klientům můžeme poskytnout 50% slevu na iDoklad.
5. Sběrný email
Děje se Vám, že Vám doklady sice chodí, ale na různá místa? Špatně se Vám potom dohledávají a nevíte, kam zrovna který doklad přišel? Založte si sběrný email např. ve tvaru faktury@vasefirma.cz a nastavte si ve všech aplikacích, aby Vám doklady chodily na předem určený email. Odtud si pak můžete jednoduše doklady stahovat, nebo klidně nastavit automatické stahování příloh.
6. Zaveďte si systém a frekvenci
Nečekejte, až „bude potřeba daňové přiznání“. Účetnictví by mělo fungovat ideálně průběžně:
- 1-2 × týdně si zkontrolujte příjmy a výdaje a k nim stažené doklady. Čím dřív to uděláte, tím lépe se Vám budou doklady dohledávat.
- jednou měsíčně si projděte bankovní výpisy a zároveň je stáhněte
- jednou ročně si dejte revizi celého roku – odsouhlaste si s účetní, že Vám opravdu nic nechybí. Běžně se toto dělá na měsíční bázi, jistota je ale jistota.
7. Nastavte si upomínku do kalendáře
Možná Vám bude chvilku trvat, než si zvyknete na frekvenci dodávání dokladů. Často i ostřílení podnikatelé umí zapomenout. Především pokud jste plátci DPH, tak musíte dodávat doklady minimálně jednou měsíčně a ideálně hned začátkem měsíce, aby je účetní stihla zpracovat. Nastavte si tedy do svého kalendáře upomínku třeba na každého 5. dne v měsíci, abyste si všechno zkontrolovali a potvrdili účetní, že doklady ke zpracování jsou kompletní.
Autor: Ing. Eliška Tatarková (s částečnou pomocí AI)
