Výběr hotelového systému je jedno z nejdůležitějších rozhodnutí, které může ubytovací zařízení udělat. Správně zvolený systém dokáže ušetřit čas, peníze i nervy, zatímco špatně zvolený software může způsobit zmatek v rezervacích, účetnictví i komunikaci s hosty. Ať už provozujete velký hotel, malý penzion nebo vlastníte několik apartmánů, výběr správného rezervačního systému byste neměli podceňovat.
Typ a velikost zařízení
Prvním krokem je zamyslet se nad tím, pro jak velké ubytovací zařízení systém budete používat a co od něj očekáváte. Jiný systém bude vyhovovat malému penzionu, který bude preferovat jednoduchost a nízkou cenu. Naproti tomu velký hotel bude v požadavcích na systém určitě náročnější, protože jeho provoz vyžaduje hlídání procesů na vícero úrovních, například kromě správy rezervací bude požadovat i možnost řízení úklidů.
Funkce, které opravdu potřebujete
Systémy pro správu ubytovacích zařízení mohou být různé a samozřejmě se liší i v nabídce funkcí, které nabízejí. Nicméně jsou klíčové funkcionality, které by měl umět každý správný systém. Mezi ně patří:
- Správa rezervací – to znamená přehledný grafický plán, přehled jednotlivých pokojů, nabízené ceny, přehled kapacity. To je základní funkce každého systému.
- Channel manager – automatická synchronizace rezervací mezi portály (Booking, Airbnb, Expedia apod.). Tato funkce patří mezi nejdůležitější, protože zamezí duplicitním rezervacím.
- Evidence hostů – včetně hlášení na cizineckou policii, vedení domovní knihy a výpočet poplatku z pobytu pro jejich odvod.
- Vystavování faktur a dokladů – ve velkém provozu se bez vystavených faktur neobejdete. Je potřeba je vystavovat s ohledem na platné tuzemské zákony. V dobrém systému dovedete vystavit fakturu jednoduše z rezervace, hlídá Vám kurzy měn nebo správnou sazbu DPH.
- Napojení na účetní systém – možná se to nemusí zdát, ale je to velmi důležitá funkce. Propojení s účetním systémem může ušetřit dost nákladů za vedení účetnictví. Důležité je ale ověřit správnost nastavení se svou účetní.
- Reporting a statistiky – tržby, obsazenost, průměrná cena, ziskovost, to jsou ukazatele, které vám ukážou stav vašeho podnikání. Přesná čísla a jejich vývoj v čase vám umožní lépe řídit hotel nebo penzion a minimalizovat tak počet neobsazených pokojů.
- Automatizace komunikace s hosty – potvrzení rezervace, informace o check-in a check-out, děkovný e-mail po odjezdu. Nastavení šablon s automatickým odesíláním může ušetřit spoustu času a zjednodušit hostovi celý pobyt.
- Housekeeping, tj. úklid a servis – stav pokojů, úkoly pro personál. Řízení a plánování personálu je jednou z nejdůležitější činností každého podniku.
Samozřejmě některé propracované systémy toho umí mnohem více, např. umí vést skladové hospodářství pro prodej drobných věcí z minibaru nebo dodání systému pro hotelovou restauraci.
Propojení a integrace
Dobrý systém by měl komunikovat s ostatními nástroji, které už používáte nebo se chystáte používat, například:
- účetní software (např. Pohoda, Money S3, ABRA, apod.),
- rezervační portály (Booking, Airbnb),
- platební brány (ComGate, GoPay, Stripe),
- pokladní systémy (v případě hotelu s restaurací),
- door-lock a přístupové systémy (automatické otevření pokoje).
Čím lepší integrace na jednotlivé nástroje, tím více ušetřeného času a hlavně trápení s různými nesrovnalostmi. Samotná integrace často vyžaduje spoustu času na nastavení a ověření správnosti fungování, ta následná úspora ale za to stojí.
Jazyk, legislativa a podpora v ČR
Na trhu najdete spoustu zahraničních systémů, které mohou být výrazně propracovanější a dokonce i levnější, ale ve výsledku u nich můžete narazit na zásadní problémy, které vám budou bránit pro jejich využití. Dejte si pozor především na tyto věci:
- nejsou v souladu s českými daňovými pravidly – to může být problém u fakturace, kde vám systém například nespočítá správné DPH
- neumí české hlášení hostů – tím si můžete zavřít cestu k automatickému vedení domovní knihy a odvod poplatků z ubytovací kapacity
- podpora bývá jen v angličtině – jednoduchá a rychlá domluva při řešení problémů se může zkomplikovat
Určitě zvažte dopředu využití zahraničních systémů s ohledem na specifika, která s sebou mohou nést. Na trhu ale najdete i dobrá lokální řešení, např. Previo nebo Better Hotel, které Vám můžeme osobně doporučit.
Cena a způsob účtování
Dobrý systém by měl odpovídat návratnosti, pokud vám ušetří hodiny práce nebo sníží chybovost, vyplatí se i dražší varianta. Nesoustřeďte se tedy jenom automaticky na ten nejlevnější systém, ale na to, co vám přinese a za jak dlouho se náklady na systém vrátí.
Dejte si ale pozor, z čeho se cena za systém skládá a jaká je jeho konečná cena se vším všudy. Skryté náklady totiž mohou nemile překvapit a měnit systém po krátkém čase také není nejideálnější varianta.
Kromě měsíčního poplatku si zjistěte i poplatek za:
- implementaci,
- školení personálu,
- připojení channel manageru,
- případné skryté náklady (např. procento z rezervací u některých systémů)
Uživatelská přívětivost
Ideálně by měl systém zvládnout používat i recepční nebo brigádník po krátkém zaučení. Většina dobrých systémů vám nabídne možnost vyzkoušení demo verze – jestli je přehledná, logická, a nevyžaduje zdlouhavé klikání. Využijte této možnosti a systém si co nejvíc “osahejte”.
Možnost růstu
Při výběru systému myslete dopředu i na samotnou škálovatelnost, pokud máte v plánu své podnikání do budoucna rozšiřovat. Dnes máte 5 pokojů, ale co když jich za rok bude 15? Nebo rozšíříte své služby o hotelovou restauraci případně nabídku minibaru. Systém by vám tedy měl ideálně umožnit přidávat moduly, další ubytovací zařízení nebo více uživatelů.
Soulad s účetnictvím a DPH
Pro malé penziony to může být velkou výhodou, pro velké provozy už se jedná o naprostou nezbytnost. Návaznost na platnou legislativu, generování faktur a export dat do účetního systému je něco, na co by měl být rezervační systém připravený.
Hlavní funkce, které jsou nezbytné pro každou účetní firmu:
- generování faktur v souladu s českou legislativou – faktury musí splňovat všechny zákonné náležitosti. Systém musí umět také správně nastavit sazbu a výpočet DPH.
- export dat do účetního systému – ve chvíli, kdy v rezervačním systému vystavujete všechny faktury, tak není nic lepšího, než když tato data je možné exportovat a jednoduše importovat do účetního systému. Tím Vaše účetní může ušetřit spoustu času s přepisováním dat.
- zvládá práci s identifikovanou osobou či plátcem DPH – ať už jste neplátce DPH, identifikovaná osoba nebo plátce DPH, systém by Vám měl umožnit správné nastavení faktur.
- rozlišuje ubytování, stravu, poplatky apod. na faktuře – správné rozlišování typů prodejů je nezbytné pro přenos dat do účetního systému. Pokud totiž není možnost druh prodeje rozlišit, není možné pak ani provést jednoduchý a správný import do účetního systému.
Shrnutí
Ideální hotelový systém by měl:
- odpovídat velikosti vašeho zařízení (velký hotel, malý penzion nebo apartmán),
- mít českou podporu a legislativní kompatibilitu,
- propojit se s rezervačními portály i účetnictvím,
- být přehledný a snadno použitelný,
- růst s vaším podnikáním
Nebojte se do výběru systému zahrnout klidně všechny důležité zaměstnance nebo účetní firmu. Věnujte dostatek času pro vyzkoušení systému, protože měnit systém za plného provozu bude vždycky náročnější než na začátku podnikání. A pokud hledáte účetní, která má zkušenost s účetnictvím ubytovacích zařízení, obraťte se na nás, rádi s vámi zkonzultujeme všechny účetní a daňové záležitosti:).
Autor: Ing. Eliška Tatarková
